Ведение кадрового и миграционного учета.
Если компания молодая, и в ее штате нет грамотного специалиста, который может организовать оформление сотрудников младшего обслуживающего персонала в соответствии с требованиями трудового законодательства, то часто такие компании обращаются за помощью в ведении кадрового учета сторонними организациями.
Та же ситуация обстоит и при работе с иностранными гражданами. Ситуация та же, но штрафы в разы больше. К тому же, иностранные работники очень часто способствуют прогрессивному развитию текучести персонала. Поэтому в штате компании должен постоянно быть грамотный специалист не только по трудовому, но и по миграционному законодательству.
А насколько выгодно для компании наличие именно штатного специалиста, а насколько эффективнее доверить ведение документов сторонней организации мы постараемся разобрать в данной статье.
Содержание статьи:
Функционал и процесс передачи ведения кадрового и миграционного учета сторонней компании очень похож на процесс аутсорсинга иностранных работников. С одним существенным "НО" - иностранные сотрудники остаются в ведении физического работодателя, он же начисляет им заработную плату и обладает всеми управленческими функциями. Переходят в ведение сторонней организации только документы кадрового делопроизводства и миграционного учета в отношении сотрудников.
Сравним преимущества и недостатки подобной модели работы с персоналом и наличие штатного сотрудника(ов), отвечающего за данные вопросы.
1. Опыт работы.
Процесс грамотного ведения кадрового делопроизводства, а тем более документов миграционного учета иностранных граждан, требует определенных знаний и опыта работы в этих сферах. И опыта немалого, особенно при учете постоянных внедрений новых и изменения существующих законов.
Как правило, специалистов, уверенно разбирающихся в тонкостях и трудового, и миграционного законодательства одновременно не так много, и найти подобного человека в штат весьма затруднительно. Поэтому большинство крупных компаний привлекают на отдельные участки работ и кадровика, и специалиста по иностранным гражданам. Платить, как Вы понимаете, приходится сотрудникам на обоих должностях.
В случае передачи функций по ведению кадрового и миграционного учета нашей организации или иной фирме, предоставляющей услуги по ведению КДП, Вы в рамках одного договора получаете штат специалистов широкого профиля, которые в любое время ответят на любой вопрос по трудовому или миграционному законодательству. Платите меньше - знаний больше.
Штатный сотрудник —
Консалтинговая компания +
2. Постоянное взаимодействие.
Каким бы грамотным не был штатный сотрудник, какими бы профессиональными навыками он не обладал, никогда не стоит забывать об непредвиденных обстоятельствах и человеческом факторе. Сотрудник может банально заболеть. А происходит это, как правило, в самый неподходящий момент, допустим, когда срочно надо отправить документы в МВД по уволенным сотрудникам или уведомления о выплаченной заработной плате. Это те документы, которые нельзя "откатить" назад во времени. Значит нужно искать замену. А быстро это сделать невозможно.
Работа с консалтинговыми фирмами по вопросам ведения кадрового и миграционного учета, как правило, не привязана к конкретному сотруднику этой фирмы. Кроме того, там очень развита система взаимозаменяемости. Поэтому, даже если человек, который постоянно осуществляет ведение документации по Вашей компании заболеет, уволится или уйдет в декрет, Вы не останетесь наедине с невыполненными задачами.
Штатный сотрудник —
Консалтинговая компания +
3. Спектр выполняемых задач.
Работа по договору оказания услуг по ведению кадрового и миграционного учета выполняется в соответствии с перечнем оказываемых услуг, которые в нем прописаны. Исполнение разовых услуг возможно только по предварительной договоренности или при подписании дополнительного соглашения к договору.
Здесь выигрывает наличие штатного сотрудника, на которого можно возложить практически любую задачу, так или иначе относящуюся к его функционалу. От отправки трудовой книжки по почте до формирования штатного расписания. Кроме того, в должностной инструкции работника скорее всего прописана вечная фраза "выполнять иные поручения прямого руководителя". Очень часто она оказывает на работников большое давление, и они не высказывают работодателю претензий по поводу данных поручений.
Штатный сотрудник +
Консалтинговая компания —
4. Ответственность за ненадлежащее выполнение работы.
Со штатного сотрудника невозможно удержать суммы штрафных санкций, которые могут быть наложены надзорными органами в случае некачественно выполненной работы. Даже по суду взыскать с работника сумму наложенных штрафов нельзя, так как 99% судов признают штрафы производственными рисками в процессе осуществления деятельности организацией и встают на сторону работника
Действие договора на оказание услуг, в том числе и ответственность за ненадлежащее оказание этих услуг, регулируется Гражданским кодексом РФ. И в соответствии со статьей 393 ГК РФ, исполнитель, оказывающий услуги, в случае некачественного их оказания признается должником перед заказчиком, и обязан в полной мере возместить убытки, которые стали следствием некачественного оказания услуг.
Штатный сотрудник —
Консалтинговая компания +
5. Фактические затраты на работу.
Оплата штатного сотрудника всегда состоит из фиксированной части, уменьшение которой законодательно запрещено. Плюсом к затратам на оплату работы штатного сотрудника являются выплаты в ПФР, ФОМС и ФСС, которые в отличии от НДФЛ работодатель выплачивает из своего бюджета. Таким образом фактические затраты за месяц работы штатного сотрудника с зарплатой, к примеру, в 30 000 рублей составляют 39 300 рублей. И чем выше зарплата, тем больше выплаты в фонды.
При заключении же договора между двумя юридическими лицами, оплата происходит только в рамках суммы, прописанной в договоре, что уже само по себе исключает необходимость оплаты взносов в фонды. Также, если Вы решите заказать ведение кадрового и миграционного учета в нашей организации, можете быть уверены, что стоимость услуг будет ниже, чем средняя по рынку занятости заработная плата для штатного сотрудника.
Штатный сотрудник —
Консалтинговая компания +
Как Вы видите передача кадрового делопроизводства и миграционного учета на ведение в стороннюю организация в некоторых случаях заметно выигрывает по сравнению с поиском и наймом одного или нескольких штатных сотрудников.
Но какие же именно документы можно передать в ведение сторонней организации?
Предлагаем рассмотреть перечень документов, которые можно передать на обработку в стороннюю фирму на примере услуг, оказываемых нашей организацией:
1. Кадровые документы:
- распорядительные:
прием на работу, изменение условий трудового договора, увольнении, все виды отпусков, командировки.
- персональные документы:
трудовые книжки, типовые трудовые договора, личные карточки Т-2
- учетные документы:
штатные расписания, график отпусков, книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- организационные документы:
должностные инструкции, положения;
2. Документы миграционного законодательства:
- общего характера:
уведомления о заключении и расторжении трудовых договоров, постановка и снятие с миграционного учета
- безвизовые сотрудники:
ходатайства для продления патента, отслеживание сроков оплаты патента, возврат НДФЛ, отслеживание сроков действия полисов страхования
- визовые сотрудники:
приглашения, разрешение на привлечение, разрешение на работу (оформление и продление), уведомления о выплате зарплаты ВКС, вид на жительство для членов семей ВКС
Обращаем Ваше внимание на то, что подача документов происходит нами собственноручно через отделы ОВМ, что исключает возможность расхождения информации в учетных данных ОВМ.
3. Также, в рамках договора по оказанию услуг по ведению кадрового и миграционного учета, мы по льготной стоимости проведем полный или частичный аудит кадровой и миграционной документации с проверкой:
- кадрового делопроизводства:
содержание ЛНА, соответствие трудового договора требованиям ТК, наличие приказов о приеме/увольнении, заполненность трудовых книжек и журналов к ним, соблюдение графика отпусков, наличие и заполненность личных карточек Т-2
- требований миграционного законодательства:
сроки подачи уведомлений по иностранным сотрудникам, организацию миграционного учета, сроки оплаты патентов, наличие отстраненных сотрудников и увольнений в связи с окончанием сроков документов
Последнее, на что хотелось бы обратить Ваше внимание в данной статье это то, что мы являемся компанией, специализирующейся в первую очередь на работе иностранных граждан в России. Соответственно, и кадровые услуги мы оказываем в одном пакете с услугами по организации и ведению миграционного учета в Вашей организации.
Заключив договор на оказание услуг по организации и ведению кадрового учета в Вашей фирме, Вы получите полную защиту документации иностранных работников от нарушений законов РФ.
Узнать обо всех особенностях, перспективах и регламенте работ по организации и ведению КДП и миграционного учета иностранных работников Вы можете обратившись по телефону к нашим специалистам:
8 (499) 390-59-48
8 (925) 556-09-49